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As vantagens de aplicação das cotas de impressão

O excesso de impressões é uma realidade observada em diversas empresas e departamentos. Mesmo que uma quantidade exagerada de cópias não pareça problemático, ela representa um alto custo no final do mês.

Afinal, quantas delas são realmente aproveitadas? Por essa razão, é essencial que as organizações busquem por soluções que otimizem o uso dos equipamentos pela equipe.

Você sabia que existem cotas de impressão que podem ajudar a reduzir esses gastos? Sabia que o entendimento do seu parque de impressão, aliado a um software apropriado, pode aprimorar a sua gestão? Descubra por que nos tópicos a seguir.

O que são as cotas de impressão e como configurá-las?

As cotas de impressão são limites determinados a cada usuário para imprimir qualquer tipo de documento. Isto é, são estabelecidas por meio de regras criadas por um software específico que consegue determinar o número de impressões e cópias.

Mas como configurar cada cota? Os limites podem ser estabelecidos de acordo com setores, grupos ou certos equipamentos, seguindo a demanda atual apresentada. Além disso, é possível ao sistema gerar relatórios sobre o total de arquivos impressos em um período, facilitando o gerenciamento.

Principais vantagens das cotas de impressão

Qual o papel de um bom consultor de outsourcing nesse processo?

Existem equipamentos específicos que embarcam o software de cotas de impressão. Dessa forma, apenas um consultor especializado detém o conhecimento para realizar um bom projeto diante das necessidades do negócio.

Como já citado, o desperdício é um dos problemas enfrentados pelas empresas em variados contextos. A maioria dos funcionários não dimensiona os gastos quando tem a liberdade de utilização. Logo, cabe à gestão encontrar meios de controle. Quando as regras são implementadas, já no primeiro mês será percebida uma diminuição drástica na quantidade de impressões.

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